Γιατί οι Αρχιτέκτονες δουλεύουν διπλά για τα μισά λεφτά | ένα άρθρο του Δημήτρη Μανωλά για τη σειρά "Επιχειρείν και Αρχιτεκτονική"

Στο πλαίσιο της business σειράς άρθρων “Επιχειρείν και Αρχιτεκτονική”, όπου το Archisearch και η Precise εξερευνούν την επιχειρηματική διάσταση της αρχιτεκτονικής, ο Δημήτρης Μανωλάς, διευθυντής στην Ελλάδα της εταιρείας Precise, πραγματεύεται το θέμα “Γιατί οι Αρχιτέκτονες δουλεύουν διπλά για τα μισά λεφτά”.

-γράφει ο Δημήτρης Μανωλάς

Αρχιτέκτονες και designers όχι μόνο στην Ελλάδα, αλλά σε όλο τον κόσμο, έχουν τα ίδια προβλήματα: Πελάτες που ζητούν ολοκληρωμένα πακέτα μελετών στην τιμή μιας προμελέτης, πελάτες που ζητούν συνεχώς αλλαγές τις οποίες δεν είναι διατεθειμένοι να πληρώσουν, και έργα που παρατείνονται για μήνες με αμοιβές πλήρως ανεπαρκείς.

Η πραγματικότητα είναι αμείλικτη. Πέρα από τις ήδη υποτιμημένες αμοιβές τους, οι αρχιτέκτονες και designers καταλήγουν να δουλεύουν σημαντικά παραπάνω από το αρχικό συμφωνηθέν αντικείμενο. Αυτό δεν είναι παροχή επαγγελματικής υπηρεσίας — είναι επιδοτούμενη μελέτη. Ο λόγος που συμβαίνει αυτό είναι το προβλέψιμο αποτέλεσμα από τρεις σκληρές αλήθειες που ενισχύουν η μία την άλλη:

Πρόβλημα 1: Αμοιβές με διαίσθηση, όχι με δεδομένα

Οι περισσότεροι αρχιτέκτονες και designers καθορίζουν τις αμοιβές τους με βάση τη διαίσθηση, τι ακούν πως “παίζει” στην αγορά, τι θεωρούν ότι μπορεί να πληρώσει ο πελάτης, τι χρεώνουν οι ανταγωνιστές, και κάνοντας τις τελικές μικροδιορθώσεις “με το ένστικτο”, ελπίζουν για το καλύτερο. Αυτό δεν είναι στρατηγική κοστολόγησης — είναι επαγγελματικός τζόγος.

Ενώ όλα τα παραπάνω είναι εικασίες, αυτό που μπορείς να ξέρεις σίγουρα είναι οι αμοιβές που ζήτησες για αντίστοιχα έργα στο παρελθόν. Ήταν εκείνες οι αμοιβές επαρκείς; Πόσες ώρες απαιτήθηκαν σε αντίστοιχα έργα στο παρελθόν; Περιλαμβάνονται σε αυτές τις ώρες οι ώρες συναντήσεων, οι ώρες καθοδήγησης των πελατών και οι ώρες επισκέψεων στα καταστήματα;

Όταν μαντεύεις την αμοιβή σου, συνήθως στοχεύεις χαμηλά για να πάρεις το έργο χωρίς να συνειδητοποιείς ότι στην πραγματικότητα θα πληρώσεις ο ίδιος από την τσέπη σου για το έργο του πελάτη.

Πρόβλημα 2: Η έλλειψη σιγουριάς για την αμοιβή σου οδηγεί σε εκπτώσεις

Όταν ορίζεις τις αμοιβές σου με βάση την διαίσθηση αντί για πραγματικά δεδομένα, σε κάνει να μην έχεις αυτοπεποίθηση να υπερασπιστείς την αμοιβή σου όταν -αναπόφευκτα- ο πελάτης ζητήσει έκπτωση. Δεν μπορείς να υπερασπιστείς κάτι που δεν καταλαβαίνεις.

Όταν ένας πελάτης αμφισβητεί την αμοιβή σου δεν ψάχνει απαραίτητα απάντηση, ψάχνει να δει αν εσύ την πιστεύεις. Αν δείξεις αμφιβολία και κάνεις άμεσες παραχωρήσεις, μόλις του έδωσες το όπλο και έχεις ήδη χάσει. Ο πελάτης νιώθει την αβεβαιότητα και φυσικά πιέζει περισσότερο. Είναι βασική ψυχολογία διαπραγμάτευσης. Οποιαδήποτε έκπτωση πάνω από 10% κάνει τον πελάτη να συνειδητοποιήσει ότι η αμοιβή σου βασίζεται σε εικασίες, ή πως αρχικά τον υπερχρέωνες.

Στο τέλος αποδέχεσαι μια χαμηλότερη αμοιβή — όχι επειδή η δουλειά σου αξίζει λιγότερο, αλλά επειδή δεν μπορείς να εξηγήσεις γιατί αξίζει περισσότερο.

Πρόβλημα 3: Όταν δεν ελέγχεις το έργο, δεν ελέγχεις και το κόστος

Ακόμη κι αν καταφέρεις να θέσεις τη σωστή αμοιβή και ο πελάτης να την αποδεχθεί, στο τέλος καταλήγεις να δουλεύεις πολύ περισσότερο — γιατί δεν έχεις συστήματα για να ελέγχεις τον χρόνο που τελικά δουλεύεις στο έργο σε σχέση με το αρχικό αντικείμενο και τη συμφωνημένη αμοιβή.

Χωρίς σαφή ορισμό του αντικειμένου του έργου, την κατάλληλη διαδικασία αναγνώρισης και διαχείρισης change orders και συστήματα παρακολούθησης χρόνου, το έργο ξεφεύγει αναπόφευκτα από ότι αρχικά είχες προβλέψει. Η αμοιβή των 140€/τ.μ. που συμφώνησες, καταλήγει να γίνεται 70€/τ.μ. όταν στο έργο δουλέψεις διπλάσιο χρόνο.

Και ποια είναι τελικά η ειρωνεία; Παράγεις περισσότερη αξία απ’ όση χρεώνεις και ο πελάτης το θεωρεί δεδομένο.

Η έλλειψη δεδομένων οδηγεί σε έλλειψη σιγουριάς για την αμοιβή, οδηγεί σε σημαντικές εκπτώσεις και συνεπώς σε ανεπαρκείς αμοιβές, ενώ η έλλειψη ελέγχου των έργων οδηγεί στο να δουλεύεις στα έργα πολύ περισσότερο από όσο αρχικά είχες συμφωνήσει χωρίς να αμείβεσαι για αυτό. Τι μπορείς όμως να κάνεις για αυτό;

Λύση Νο.1: Σιγουριά στην Αμοιβή Μέσα από Δεδομένα

Σταμάτα να μαντεύεις τις αμοιβές κάνοντας εικασίες για το “τι παίζει στην αγορά”. Αντί αυτού προσπάθησε να υπολογίσεις τους πόρους που θα χρειαστείς για το έργο. Για παράδειγμα εάν στην Οριστική Μελέτη χρειάζεσαι δύο άτομα για ενάμιση μήνα, θα χρειαστείς περίπου:

2 άτομα χ 1.5 μήνες χ 150 ώρες/άτομο/μήνα= 450 h

Το τυπικό κόστος ανά ώρα για ένα γραφείο κυμαίνεται μεταξύ 20-30€/h και αυτό περιλαμβάνει τις μισθοδοσίες του τεχνικού προσωπικού, τις μισθοδοσίες του υποστηρικτικού προσωπικού και τα λοιπά έξοδα γραφείου. Ας πούμε για παράδειγμα πως το κόστος ανά ώρα του συγκεκριμένου γραφείου είναι στα 25 €/h. Συνεπώς, το κόστος για την Οριστική Μελέτη για το συγκεκριμένο έργο θα είναι 450 h χ 25 €/h = 11,250 €.

Έπειτα, σε αυτό το ποσό προσθέτεις το κέρδος το οποίο θέλεις να έχεις. Καταλήγεις ότι η αμοιβή σου θέλεις να είναι 18,750 € γιατί θέλεις να έχεις 40% κέρδος. Στην διαπραγμάτευση λοιπόν με τον πελάτη ξέρεις πως η αμοιβή σου είναι αποτέλεσμα πράξης και όχι διαίσθησης. Γνωρίζεις πλέον, ποιο είναι το κατώτατο όριό σου. Για οποιαδήποτε αμοιβή, μικρότερη των 11.250 €, θα βγάλεις χρήματα από την τσέπη σου για να κάνει ο πελάτης το έργο του.

Λύση Νο.2: Μάθε να Υπερασπίζεσαι την Αμοιβή σου με Αυτοπεποίθηση

Όταν ο πελάτης αμφισβητεί την τιμή σου πιθανότατα σε τεστάρει. Θέλει να δει αν πιστεύεις στην αμοιβή σου ή αν θα υποχωρήσεις εύκολα. Και εδώ, ο τρόπος που θα απαντήσεις κάνει όλη τη διαφορά. Απαντώντας με απολογητικό ύφος ή κάνοντας επιτόπου εκπτώσεις χάνεις την αξιοπιστία σου. Ο πελάτης καταλαβαίνει ότι δεν έχεις εμπιστοσύνη στην αμοιβή σου, και συνεπώς δεν έχεις ξεκάθαρη εικόνα της αξίας που παρέχεις στο έργο. Όσο χαμηλότερη είναι η αντιλαμβανόμενη αξία στα μάτια του πελάτη, τόσο μεγαλύτερη πίεση θα δεχτείς για την αμοιβή. Και η αντιλαμβανόμενη αξία δεν εξαρτάται από το πόσο καλή είναι η δουλειά σου — αλλά από το πόσο καλά μπορείς να την επικοινωνήσεις.

Τι να κάνεις; Να μπεις προετοιμασμένος. Να έχεις δουλέψει τα επιχειρήματα σου, να έχεις τεκμηριώσει την αμοιβή σου, και να μπορείς με σαφήνεια να εξηγήσεις γιατί αυτή είναι η αμοιβή σου και γιατί εσύ είσαι ο καλύτερος για να κάνει αυτό το έργο. Όταν για παράδειγμα δείξεις στον πελάτη πως η αμοιβή σου των 140€/τ.μ. θα εξοικονομήσει 850€/τ.μ. στην κατασκευή, παύεις να είσαι κομμάτι του κόστους, αλλά κομμάτι του κέρδους.

Η αυτοπεποίθηση δεν είναι αγένεια, είναι ένδειξη επαγγελματισμού και το να μάθεις να υπερασπίζεσαι την αμοιβή σου δεν είναι πολυτέλεια, αλλά απαραίτητο προσόν.

Τροφή για σκέψη: Εάν ο πελάτης λάβει για το έργο άλλες δύο προσφορές με ίδια αμοιβή με την δική σου, γιατί να διαλέξει εσένα;

Λύση Νο.3: Εφάρμοσε Συστήματα Ελέγχου

Ξεκίνα με σαφείς προσφορές και συμφωνητικά που αποτυπώνουν με ακρίβεια το έργο, με ξεκάθαρη περιγραφή του αντικειμένου εργασιών και σαφή γλώσσα για τα change orders. Είναι σύνηθες οι αρχιτέκτονες και οι designers να χάνουν σημαντικό κομμάτι της κερδοφορίας τους γιατι οι προσφορές δεν ήταν συγκεκριμένες, τα παραδοτέα και τα χρονοδιαγράμματα δεν ήταν ξεκάθαρα και γιατί δεν υπήρχε αναφορά για το τι θα συμβεί όταν ο πελάτης (όπως πάντα) ζητήσει αλλαγές.

Βάσει της αμοιβής που έχεις για το έργο κάνε έναν προϋπολογισμό ωρών για την κάθε φάση του έργου και επικοινώνησε το στην ομάδα σχεδιασμού. Ταυτόχρονα, κατέγραψε κάθε ώρα που αφιερώνει ο καθένας από την ομάδα σε κάθε έργο, έτσι ώστε στην βάση δεδομένων για το κάθε έργο να γνωρίζεις πόσες ώρες προϋπολογισμό έχεις να δουλέψεις στην κάθε φάση και πόσες ώρες έχεις δαπανήσει μέχρι σήμερα.

Ταυτόχρονα πρέπει να είναι ξεκάθαρο το πώς χειρίζεται το γραφείο τα change orders. Κάθε τροποποίηση από τον πελάτη στο αντικείμενο του έργου θα πρέπει να αναγνωρίζεται εγκαίρως από το γραφείο και να συνοδεύεται από αντίστοιχο κόστος και αναπροσαρμογή του χρονοδιαγράμματος. Έτσι, όταν ο πελάτης σου πει το κλασικό “κάνε μου απλώς μια μικρή αλλαγή”, μην μείνεις σιωπηλός. Δείξε του εγκαίρως με τον κατάλληλο τρόπο τι σημαίνει αυτό σε χρόνο και χρήμα.

Ο επαγγελματισμός δεν φαίνεται μόνο από το πόσο ωραίο είναι το έργο, αλλά και από τον τρόπο που προστατεύεις την αξία σου.

Αν θέλεις να πληρώνεσαι σωστά και να σταματήσεις να δουλεύεις δωρεάν, χρειάζεσαι τρία βασικά εργαλεία: δεδομένα για να κοστολογείς σωστά, κατάλληλη γλώσσα για να υπερασπίζεσαι την αξία σου και συστήματα ελέγχου των έργων.

Μόνο τότε η δουλειά σου αρχίζει να αποδίδει όσο αξίζει — όχι μόνο σε επίπεδο δημιουργίας, αλλά και σε χρόνο, χρήμα και ηρεμία. Γιατί το ζητούμενο δεν είναι να δουλεύεις περισσότερο. Είναι να αμείβεσαι επάξια για όσα ήδη κάνεις.

Διαβάστε περισσότερα σχετικά με το “Επιχειρείν και Αρχιτεκτονική: Ο Οδικός Χάρτης”, εδώ!

Δημήτρης Μανωλάς

Ο Δημήτρης Μανωλάς διευθύνει στην Ελλάδα την εταιρεία Precise, και με την ομάδα του βοηθούν αρχιτεκτονικά και interior design γραφεία να σταματήσουν να χάνουν χρόνο και χρήμα και να λειτουργούν σαν υγιείς κερδοφόρες επιχειρήσεις. Με γραφεία στην Νέα Υόρκη, Λονδίνο, Τελ Αβίβ και Αθήνα και εξειδίκευση στον αρχιτεκτονικό κλάδο, η Precise παρέχει in-house υπηρεσίες Management και Financial Control σε πάνω απο 750 Αρχιτεκτονικά γραφεία σε όλο τον κόσμο.