Στο τρίτο άρθρο της business σειράς άρθρων “Επιχειρείν και Αρχιτεκτονική”, όπου το Archisearch και η Precise εξερευνούν την επιχειρηματική διάσταση της αρχιτεκτονικής, ο Δημήτρης Μανωλάς, διευθυντής στην Ελλάδα της εταιρείας Precise, πραγματεύεται το θέμα “Timesheets: Το Πιο Βαρετό Και Κερδοφόρο Εργαλείο Σου”.
Βρείτε το πρώτο άρθρο της σειράς με τίτλο “Γιατί οι Αρχιτέκτονες δουλεύουν διπλά για τα μισά λεφτά”, εδώ!
-γράφει ο Δημήτρης Μανωλάς
Πριν μπούμε στο θέμα, ξέρω ακριβώς τι σκέφτεσαι και πρέπει να το παραδεχτώ. Είναι σίγουρα το πιο βαρετό πράγμα που (θα) κάνεις.
Δε δίνει σε κανέναν χαρά, έχει μηδέν δημιουργικότητα και το απεχθάνεται όλος ο κόσμος. Αλλά εδώ είναι η δυσάρεστη αλήθεια: μερικές φορές τα πιο βαρετά και τα πιο αντιπαθητικά είναι τα απολύτως απαραίτητα. Ναι, το σωσίβιο σφίγγει και ενοχλεί. Εάν δεν έσφιγγε, δεν θα έσωζε.
Κοιτάς τον Λογαριασμό Τηλεφώνου και Όχι τις Ώρες που Πληρώνεις
Κάνε το εικόνα: είσαι στο γραφείο, έχει πάει 19:00 και συγκρίνεις την προσφορά της Vodafone και της Cosmote μπας και αλλάξεις πάροχο για να γλιτώσεις 30€ τον μήνα (που το έχουμε κάνει όλοι).
Την ίδια στιγμή, έχεις τέσσερις αρχιτέκτονες στην ομάδα σου και μισθοδοσία 12.000€ το μήνα και δεν έχεις ιδέα σε ποια έργα καταλήγουν όλα αυτά τα λεφτά. Πονάς για τα 30€ στον λογαριασμό αλλά για τα 12.000€ πετάς στα τυφλά.
Οι αρχιτέκτονες δεν πουλάνε χρόνο στους πελάτες, πουλάνε αξία και το χρήμα είναι ο χρηματοδότης του χρόνου για να παραχθεί αυτή η αξία.
Ο χρόνος είναι χρήμα και πρέπει να ξέρουμε τα χρήματα μας που πηγαίνουν, αλλά πώς να ξέρουμε που πηγαίνουν όταν δεν καταγράφουμε ώρες;
Δεν το κάνεις μόνο εσύ. Από τα 30 και πλέον αρχιτεκτονικά γραφεία, interior design και graphic design studios που βοηθάμε κάθε μήνα στην Ελλάδα, από one-woman show μέχρι γραφεία με πάνω από 100 άτομα, μόνο τρία από αυτά κατέγραφαν ώρες πριν ξεκινήσουμε να συνεργαζόμαστε. Τρία! Και δεν είναι μόνο ελληνικό φαινόμενο. Συμβαίνει παντού.
Πιθανόν να έχεις δοκιμάσει να το κάνεις στο παρελθόν, με excel δυσκίνητα, με πολύπλοκα software (που ήταν δωρεάν) και απαιτούσαν περισσότερη δουλειά απ’ ό,τι το ίδιο το έργο. Ήθελες να το κάνεις, αλλά κανείς δεν σου εξήγησε γιατί έχει σημασία ή δεν σου έδειξε τον τρόπο που να λειτουργεί όχι με εργαλεία φτιαγμένα για καταγραφή βαρδιών σε εργοστάσιο, αλλά για αρχιτεκτονικές μελέτες με υψηλό βαθμό πολυπλοκότητας και πολλαπλές φάσεις.
Δεν Πουλάς Ώρες Αλλά Τις Πληρώνεις
Το πιο σημαντικό πρόβλημα του κάθε γραφείου είναι η αιμορραγία χρόνου, που όμως δεν μπορείς να ποσοτικοποίησεις όταν δεν καταγράφεις ώρες. Δεν ξέρεις:
- Πόσο κοστίζει το κάθε έργο.
- Πως να κοστολογήσεις το Change Order το οποίο δουλεύεις τον τελευταίο μήνα.
- Πόσο χρόνο θα χρειαστείς σε παρόμοια έργα στο μέλλον.
Πώς μπορείς να πουλήσεις σωστά κάτι που δεν μετράς; Τα περισσότερα γραφεία παρακολουθούν παραδοτέα με πολύ μεγάλη ακρίβεια, αλλά καθόλου τον χρόνο που απαιτήθηκε για να παραδοθούν. Ξέρουν πότε ολοκληρώθηκαν τα σχέδια, αλλά όχι πόσες ώρες δαπανήθηκαν για να παραχθεί αυτή η αξία. Την ίδια στιγμή, η “αόρατη” δουλειά, επαναλήψεις σχεδιασμού, ατελείωτα πήγαινε-έλα σε προμηθευτές, συντονισμός με συνεργεία είναι απλά μέρος του «κόστους λειτουργίας».
Βρείτε το δεύτερο άρθρο της σειράς με τίτλο “Το Κέρδος Δεν Είναι Κακή Λέξη (Κι Άλλες Αλήθειες Που Δεν Σου Είπαν)”, εδώ!
Φαντάσου να πηγαίνεις για ψώνια στο σουπερμάρκετ και όταν έρχεται η ώρα να πληρώσεις να μη χτυπάνε τίποτα στο ταμείο και απλά να σου λένε “δώσε ότι νομίζεις”.
Το Βαρετό Που Σώζει: Καταγραφή, Διαχωρισμός, Έλεγχος
Ορατότητα στα κόστη: Διαφάνεια ως προς την κατανομή εργασιών.
Υπευθυνότητα: Η σωστή καταγραφή χρόνου ενθαρρύνει όλους στο γραφείο να αναλαμβάνουν την ευθύνη της διαχείρισης του χρόνου τους.
Αξιολογήσεις με δεδομένα και όχι μόνο με διαίσθηση: Η ανάλυση ωρών ανά εργαζόμενο σε εβδομαδιαία και μηνιαία βάση παρέχει απτά δεδομένα με τα οποία μπορείς να αξιολογήσεις την απόδοσή τους με στοχευμένο feedback.
Φόρτος Εργασίας: Ξέρεις ακριβώς πότε κάποιο μέλος της ομάδας είναι διαρκώς υπερφορτωμένο, ενώ άλλα έχουν διαθεσιμότητα, επιτρέποντας έτσι καλύτερη ανάθεση εργασιών και πρόληψη burn-out.
Παρακολούθηση Αποδοτικότητας Έργου: Χωρίς καταγραφή χρόνου, δεν μπορείς να εντοπίζεις υπερβάσεις προϋπολογισμού ωρών ή να αξιολογείς την αποδοτικότητα ενός έργου.
Έλεγχος Κερδοφορίας Έργου: Η κερδοφορία κάθε έργου εξαρτάται από τρεις παραμέτρους. Πόσα έχεις εισπράξει, πόσα έχεις παράξει και πόσο σου έχει κοστίσει. Εάν έπρεπε να παρακολουθήσεις μόνο τρία νούμερα σε κάθε έργο θα ήταν αυτά.
Βήμα 1: Μην Ψάχνεις το Τέλειο Εργαλείο. Δεν Υπάρχει
Δε χρειάζεται να επιλέξεις ένα custom εργαλείο όπως αυτό που χρησιμοποιούμε στην Precise. Δεν χρειάζεται να επιλέξεις ένα ακριβό λογισμικό που απαιτούσε δεκαπέντε κλικ για να καταγράψεις μια απλή εργασία.
Χρησιμοποίησε το χρονόμετρο του κινητού σου ή ένα απλό σημειωματάριο ή απλά εργαλεία όπως το Toggl, το Harvest ή ακόμη και ένα απλό excel. Η δική μου πρόταση για απλή καταγραφή χρόνου είναι το Clockify. Για καταγραφή χρόνου σε συνδυασμό με διαχείριση έργων προτείνω το Teamwork.
Δεν θα υπάρξει ποτέ τέλειο εργαλείο. Μην περιμένεις να ξεκινήσεις την καταγραφή μέχρι να βρεις το ιδανικό σύστημα γιατί πολύ απλά δεν υπάρχει. Είναι προτιμότερο να έχεις 90% ακρίβεια καταγράφοντας τα πάντα, παρά 100% ακρίβεια καταγράφοντας τίποτα.
Βήμα 2: Χρεώσιμο ή Όχι; Αυτή Είναι η Πρώτη Ερώτηση
Οι Billable ώρες (BH) είναι αυτές που μπορείς να χρεώσεις απευθείας σε πελάτες για συγκεκριμένα έργα, ενώ οι Non-billable (NBH) ναι μεν είναι ώρες απαραίτητες για την εύρυθμη λειτουργία του γραφείου αλλά δεν μπορούν να συνδεθούν άμεσα με ένα έργο που φέρνει έσοδα.
Οι Μη χρεώσιμες ώρες περιλαμβάνουν: εσωτερικές συναντήσεις, σύνταξη προσφορών, onboarding νέων συναδέλφων, admin υποστήριξη γραφείου, δραστηριότητες marketing κα.
Και οι δύο τύποι ωρών είναι απαραίτητοι, αλλά μόνο οι χρεώσιμες ώρες παράγουν έσοδα άμεσα. Σε επόμενο άρθρο, θα εξετάσουμε λεπτομερώς τον αριθμοδείκτη Utilisation. Είναι ένας από τους σημαντικότερους δείκτες που επηρεάζουν άμεσα την κερδοφορία του γραφείου και περιγράφει τη σχέση μεταξύ χρεώσιμου και μη χρεώσιμου χρόνου.
Βήμα 3: Ποια Φάση σε Τρέφει και Ποια σε Τρώει
Και μόνο ξεκινώντας να καταγράφεις ώρες σε επίπεδο έργου είναι μια καταπληκτική πρώτη αρχή. Ήδη αυτό σου δίνει πολύτιμη εικόνα για το πού πάει ο χρόνος σου και ποια έργα “τραβάνε” περισσότερο απ’ όσο πρέπει. Θα μπορούσες να μείνεις ακόμα και εκεί, απλά καταγράφοντας συνολικά ώρες ανά έργο.
Αν όμως θέλεις πραγματικά να απογειώσεις τη διαχείριση χρόνου και κερδοφορίας, υπάρχει ένα επόμενο βήμα που κάνει όλη τη διαφορά: καταγραφή ανά φάση μελετών.
Ενδεικτικές φάσεις:
- Προμελέτη
- Οριστική Μελέτη
- Έκδοση ΟΑ
- Μελέτη Εφαρμογής
- Interior Design
- Επιτόπια Υποστήριξη Κατασκευής
- Απομακρυσμένη Υποστήριξη Κατασκευής
Οι αμοιβές που δίνεις για παράδειγμα για το interior design είναι επαρκείς; Πώς μπορείς να ξέρεις αν σου κοστίζει πολύ περισσότερο απ’ όσο το πουλάς; Η παρακολούθηση σε επίπεδο φάσης μελέτης σου αποκαλύπτει ποιες φάσεις ξεφεύγουν συστηματικά και ποιες είναι κερδοφόρες και σου επιτρέπει να προσαρμόζεις στρατηγικά τις αμοιβές σου αντί να τις μαντεύεις.
Ένα Έργο, Δύο Εβδομάδες, Όλη η Αλήθεια για το Γραφείο σου
Ξεκίνα πιλοτικά ακόμη και με ένα έργο. Κατέγραψε κάθε BH & NBH ώρα για τις επόμενες δύο εβδομάδες. Εάν πρόκειται για BH κατέγραψε και τη φάση του έργου. Έπειτα δες για παράδειγμα:
Ένα μέλος της ομάδας σου δούλεψε συνολικά 80 ώρες στο γραφείο. Από αυτές, μόνο οι 70 ήταν χρεώσιμες και οι 40 ώρες (μια εβδομάδα εργασίας) απο τις 70 πήγαν στην Μελέτη Εφαρμογής.
Ποιό είναι το πρόβλημα; Θα έπρεπε να είχε γίνει σε 3 ημέρες. Μέσα από ένα μόνο έργο θα δεις αν ο χρόνος σου επενδύεται εκεί που πρέπει ή εάν απλώς χάνεται σιωπηλά μέσα στην καθημερινότητα.
Το να βλέπεις πού πηγαίνει ο χρόνος σου δεν είναι εμμονή με τα λεπτά ή με τα excel, ή με το να βλέπεις ποιος άνθρωπος δούλεψε περισσότερο ή λιγότερο.
Είναι ο μόνος τρόπος να ξέρεις εάν αυτός ο χρόνος μεταφράζεται σε αξία και εάν σου επιτρέπει να διατηρείς μια βιώσιμη και κερδοφόρα πρακτική.
Δεν είναι συναρπαστικό. Δεν είναι δημιουργικό. Κάποιες φορές όμως αυτά που φαίνονται πιο βαρετά, είναι και αυτά που χρειάζεσαι περισσότερο.
Διαβάστε περισσότερα σχετικά με το “Επιχειρείν και Αρχιτεκτονική: Ο Οδικός Χάρτης”, εδώ!
Δημήτρης Μανωλάς
Ο Δημήτρης με την ομάδα του βοηθούν αρχιτεκτονικά και interior design γραφεία να σταματήσουν να χάνουν χρόνο και χρήμα και να λειτουργούν σαν υγιείς κερδοφόρες επιχειρήσεις. Με γραφεία στην Νέα Υόρκη, Λονδίνο, Τελ Αβίβ και Αθήνα και εξειδίκευση στον αρχιτεκτονικό κλάδο, η Precise παρέχει in-house υπηρεσίες Management και Financial Control σε πάνω απο 750 Αρχιτεκτονικά γραφεία σε όλο τον κόσμο.
READ ALSO: Το Κέρδος Δεν Είναι Κακή Λέξη (Κι Άλλες Αλήθειες Που Δεν Σου Είπαν) | ένα άρθρο του Δημήτρη Μανωλά για τη σειρά "Επιχειρείν και Αρχιτεκτονική"